Vi har hørt det mange gange hos Comit, både når vi drøfter backup og IT Outsourcing generelt, og når vi har IT-sikkerhedsdialoger med organisationer, der er glade for at have valgt Microsoft Office 365: ‘Ude af øje, ude af sind. Microsoft har fod på det.’ Og ja, Microsoft har ramt plet i markedet med Office 365. De sørger for at dine systemer er tilgængelige overalt og hele tiden. Du kan samarbejde bedre, og få langt mere fra hånden.
Microsoft Office 365 er på mange områder en genial produktionsplatform. Men Microsoft tager ikke ansvar for at sikre de data du producerer og lagrer på deres platform. Det ansvar er helt dit eget!
De fleste bliver overraskede, ja nærmest chokerede, når vi tager hul på denne dialog.
’Jeg har beskæftiget mig med cloud-baserede sikkerheds- og produktivitetsløsninger i over 10 år, og har for længst lært, at man ikke må sælge en cloud platform på at den kan alt, helt uden at du behøver forholde dig til noget. Desværre ryger de gode råd fra mindre spillere i markedet ofte lidt i baggrunden for massiv hype igennem producenternes markedsføring,’ fortæller Anders Tryka som er salgschef i Comit.
Christian Kolding Lensbøl er Service Delivery Manager i Comit. Som SDM’er fungerer Christian blandt andet som kritisk sparringspartner for IT Outsourcing kunder. ’For år tilbage var kunderne bekymrede for at lægge deres data i skyen. Er det sikkert nok? Hvad hvis jeg vil skifte leverandør?’ – der var mange spørgsmål i den retning, og det har cloud-leverandørerne formået at besvare på fornuftig vis, med one-liners som ’ubegrænset storage’ og forsikringer om, at skyen er sikker,’ forklarer Christian.
’Det er måske en af grundene til, at mange i deres migrering til Office 365 slet ikke har bidt mærke i, at der skelnes mellem systemer og data,’ fortsætter han.
Hvor hurtigt kan dine Office 365 data gendannes?
Microsoft giver kunderne adskillige muligheder for at arkivere data i Exchange Online, styre dokumentversioner i SharePoint Online og OneDrive for Business og generel retention af slettede objekter i et ønsket tidsrum.
Hvis data mod forventning slettes eller bliver korrupt, kan det tage et stykke tid før nogen opdager det. Og selvom du betaler Microsoft for data arkivering, kan data ikke gendannes efter retention grænsen. Derfor er det vigtigt at forholde sig til at tage backup af data på platformen.
Som standard har man kun 30 dage til at gendanne e-mail, med mindre man anvender Microsofts ’Legal Hold’ funktion. I OneDrive gemmes dine filer i 30 dage, mens der kun er 14 dages retention på SharePoint-data.
’Det næste spørgsmål er så hvor hurtigt, du kan få dine data gendannet. Vores kunder ønsker at vi står på mål for hvor lang tid der går fra første henvendelse til igangsætning og gennemførelse af restore jobs,’ forklarer Christian. I Microsoft Office 365 er restore tiden ikke defineret, og der er ikke noget forpligtende tilsagn om serviceniveau. Gendannelser udføres ’’efter bedste evne’’ og den formulering er ikke meget værd i en beredskabsplan,’ slutter Christian.
Hvad hvis din Office 365 platform bliver ramt af Ransomware
’Da Cerber ransomware angrebet nåede overskrifterne i 2016, gik det virkelig heftigt for sig,’ husker Anders. ’En solid backup løsning er en særdeles vigtig del af et samlet forsvar mod ransomware angreb,’ forklarer han.
Cerber-angrebet udnyttede en såkaldt zero-day brist til at angribe Office 365 brugere via en massiv phishing kampagne med e-mails der havde en skadelig vedhæftet fil. Modtagere, der åbnede filen, fik automatisk krypteret deres filer og forretningsdata. Mange brugere var desværre allerede inficeret, da Microsoft begyndte at blokere for angrebet.
Organisationer med backup kunne rulle tilbage og minimere skaden. Men de organisationer, der ikke havde forholdt sig til at tage backup af Office 365, var nødsaget til at betale eksterne konsulenter (eller hackerne) for at komme tilbage i drift – og nogen organisationer måtte starte helt forfra.
’For 10 år siden jokede vi lidt med, at hvis netværket var nede, så kunne sælgerne ikke engang finde vej ud til kaffemaskinen,’ smiler Anders, og fortsætter: ’Og det er bestemt ikke mindre relevant i dag. Derfor bliver jeg forundret over svaret: ’Det har Microsoft sikkert styr på’ når jeg spørger andre, hvordan de beskytter deres forretningskritiske data i Office 365.’
Hvad skal du overveje?
Anders & Christian giver et par råd med på vejen, til virksomheder der er gået i skyen, og ønsker en løsning, der kan tage backup af de forretningskritiske data.
- Efterspørg en løsning, der som minimum kan håndtere offentlige Exchange mapper, delte mailbokse, mailarkiver, OneDrive for Business og SharePoint Online.
- Vælg en samarbejdspartner med fokus på IT- og informationssikkerhed i både software og den løbende håndtering af dine data.
- Gå altid efter maksimal beskyttelse mod ransomware, både lokalt og i Office 365.
- Om din strategi er at lagre i Azure, hos en hosting-partner eller i dit eget miljø er ikke så vigtigt, som at vælge en backup løsning, der kan håndtere alle valgmulighederne, også samtidig.
Læs mere om Backup as a Service